Expert-comptable pour administrateur de biens et syndic de copropriété
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Réponse rapide
L'administrateur de biens gère des patrimoines immobiliers pour le compte de propriétaires bailleurs, en vertu d'un mandat de gestion locative régi par la loi Hoguet. Le syndic de copropriété, souvent exercé par la même entité, administre les parties communes d'un immeuble en copropriété. Ces deux activités imposent la détention d'une carte professionnelle CCI, la tenue de comptes bancaires séparés pour les fonds de tiers et une comptabilité rigoureuse distinguant les flux propres de la société et ceux gérés pour le compte des mandants.
Gestion locative : mandats et comptabilité des flux de tiers
L'administrateur de biens encaisse les loyers et les charges au nom et pour le compte des propriétaires mandants. Ces sommes ne constituent pas son chiffre d'affaires : elles doivent transiter par un compte bancaire séparé et être reversées intégralement aux propriétaires, déduction faite des honoraires convenus et des dépenses engagées pour le compte du mandat. Chaque propriétaire doit recevoir un compte rendu de gérance périodique retraçant les entrées et sorties qui le concernent.
Le chiffre d'affaires de l'administrateur de biens est constitué uniquement de ses honoraires de gestion, généralement calculés en pourcentage des loyers encaissés, ainsi que des honoraires de location (mise en place de nouveaux locataires). Ces honoraires sont soumis à la TVA au taux de 20 % et doivent être facturés au propriétaire mandant.
- •Loyers encaissés : fonds de tiers, sur compte séparé, non inclus dans le CA
- •CA = honoraires de gestion + honoraires de location, soumis à TVA à 20 %
- •Compte rendu de gérance : document contractuel dû à chaque propriétaire
Syndic de copropriété : compte bancaire séparé et budget prévisionnel
La loi impose au syndic de copropriété d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom de chaque syndicat des copropriétaires, distinct du compte propre du syndic. Les appels de fonds, charges courantes et provisions pour travaux sont versés et décaissés sur ce compte dédié. Toute confusion entre les fonds du syndicat et ceux du syndic constitue une faute professionnelle grave.
Le budget prévisionnel de la copropriété est voté annuellement en assemblée générale. Il couvre les dépenses courantes de conservation et d'entretien des parties communes. Des provisions pour travaux (fonds de réserve légal) s'y ajoutent. Le syndic établit les appels de fonds trimestriels, arrête les comptes annuels de la copropriété et les soumet à l'approbation des copropriétaires en assemblée. Ces comptes sont distincts de ceux de la société de syndic elle-même.
Comptabilité propre du cabinet et gestion des risques
La comptabilité de la société d'administration de biens ou de syndic doit être rigoureusement distinguée de la comptabilité des mandats et des syndicats gérés. Cette étanchéité est vérifiée par la caisse de garantie et peut faire l'objet d'un contrôle de la CCI ou de l'autorité de contrôle compétente. Le non-respect de cette séparation expose à la suspension ou au retrait de la carte professionnelle.
Les principaux risques opérationnels et financiers à maîtriser sont : le risque de loyers impayés (remboursés au propriétaire si une garantie loyers impayés est souscrite, avec impact sur la trésorerie du mandataire pendant la procédure), le risque de vacance locative affectant les honoraires, et le risque de turnover élevé des mandats. Nous modélisons ces risques dans vos prévisionnels et mettons en place les indicateurs de suivi adaptés.
Questions fréquentes
Les loyers encaissés par un administrateur de biens font-ils partie de son chiffre d'affaires ?
Non. Les loyers perçus pour le compte des propriétaires mandants sont des fonds de tiers : ils transitent par un compte bancaire séparé et sont intégralement reversés aux propriétaires. Seuls les honoraires facturés à ces propriétaires constituent le chiffre d'affaires de l'administrateur.
Un syndic doit-il ouvrir un compte bancaire par copropriété ?
Oui. La réglementation impose l'ouverture d'un compte bancaire séparé au nom de chaque syndicat des copropriétaires. Ces comptes ne peuvent pas être utilisés pour les opérations propres du syndic. Toute confusion constitue une faute professionnelle susceptible d'entraîner le retrait de la carte professionnelle.
Quelle garantie financière pour un administrateur de biens ou un syndic ?
La carte professionnelle est conditionnée à la justification d'une garantie financière souscrite auprès d'un établissement habilité (organisme professionnel, banque ou compagnie d'assurance). Le montant minimum de la garantie dépend du montant des fonds effectivement détenus pour le compte des mandants et des syndicats. Cette garantie doit être renouvelée et justifiée à chaque renouvellement de la carte.
Comment sont taxés les honoraires d'un administrateur de biens ?
Les honoraires de gestion locative et de syndic sont soumis à la TVA au taux de 20 %. Ils doivent être facturés avec mention de la TVA. L'administrateur de biens dépose des déclarations de TVA selon le régime auquel il est soumis (réel normal ou simplifié en fonction de son chiffre d'affaires).
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